Внедрение электронного документооборота

Чтобы добиться высоких результатов в бизнесе, предприятию нужны решения, позволяющие наладить и усовершенствовать коммуникативные процессы, минимизировав при этом эксплуатационные расходы. Внедрение ЭДО (электронного документооборота) – возможность реализовать вышеозначенные задачи, упростив процесс передачи информации на бумажных носителях между отдельными подразделениями предприятия. Внедрение электронного документооборота позволяет существенно снизить риски потери данных, что неизбежно происходит в случае кадровых либо структурных перестановок. Внедрение СЭД на предприятии характеризуется повышением эффективности работы его подразделений. Если речь идет о коммерческих структурах, то это один из важнейших факторов выживания в соответствующем рыночном сегменте. В случае госучреждений – ЭДО является реальной возможностью упростить процессы взаимодействия между различными ведомствами.

Внедрение ЭДО: основные преимущества

Внедрение электронного документооборота в турфирму, на промышленном предприятии, в госструктуре или другой компании (вне зависимости от ее оборотов, сферы деятельности и деловой значимости) позволяет получить как прямой, так и косвенный эффект. В первом случае экономятся средства, выделяемые на приобретение материалов и высвобождается рабочее время сотрудников. Косвенный эффект СЭД для малого бизнеса или крупных предприятий характеризуется большей прозрачностью управления, появлением дополнительных возможностей в аккумулировании значительных массивов информации, обеспечением лучшего контроля исполнительской дисциплины.

Разработка системы защищенного документооборота в организации, выполненная опытными специалистами нашей компании, предоставляет следующие преимущества заказчику:

оптимизацию логистики и повышение эффективности управления массивом данных

экономию времени, необходимого для обработки документации

оперативную передачу информации, исключение возможности возникновения ошибок

выделение дополнительных ресурсов для решения других, не менее важных задач

минимизацию ошибок (а соответственно и экономических потерь) из-за запаздывания поступающей информации

сокращение расходов на хранение и транспортировку документов на бумажных носителях

Разработка системы защищенного документооборота в организации

Компания «Кабельные системы» предлагает услуги по созданию единого электронного архива для хранения ваших документов. Мы обеспечим доступ работников предприятия к вышеозначенной документации, предоставив им ряд дополнительных возможностей. Правильно осуществленная организация делопроизводства на малых предприятиях или в крупных компаниях с множеством структурных подразделений подразумевает создание модульной системы электронного документооборота, обеспечивающей возможность расширения функционала при последующей эксплуатации. Мы создадим для вас такую систему, применяя для оптимизации и автоматизации документооборота индивидуальный подход и инновационные решения.

Основные этапы создания СЭД

На первоначальном этапе наши специалисты изучат организационную структуру вашего предприятия, а также бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Разработка системы защищенного документооборота в организации включает изучение схем, в соответствии с которыми движется та или иная документация. На основе полученных данных подбирается соответствующая платформа, которая максимально адаптируется под желаемый экономический эффект. Нами определяется необходимость в тех или иных дополнительных опциях или индивидуальных доработках, формируются пользовательские группы. Собранная информация становится базой при формировании ТЗ, в котором указываются требования к функциональности системы, ее настройкам и техническим параметрам, оборудованию и программным решениям.

Организация делопроизводства на малых предприятиях путем создания ЭДО предваряется модернизацией технической инфраструктуры, установкой программных решений и настройкой системы с учетом организационной составляющей компании. Осуществляется ввод системы в эксплуатацию, выявление возможных ошибок с их последующей коррекцией, обучение пользователей.